Newsletter versenden ? Das solltest du beachten
Beim Newsletter-Versand sind zahlreiche rechtliche Vorschriften zu beachten, deren Missachtung häufig mit einer Abmahnung des Versenders enden.
In Zeiten von Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), Telemediengesetz (TMG) und Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb (UWG) gilt es, die Bestimmungen einzuhalten, um das E-Mail-Marketing rechts- und abmahnsicher zu gestalten. Was genau zu beachten ist, schauen wir uns jetzt genauer an.
1. Zustimmung der Empfänger einholen
Bevor du einen Newsletter versenden darfst, ist es erforderlich, dass du die Zustimmung der Empfänger dazu hast. Es ist nicht erlaubt, einfach die Kontakte aus dem Telefonverzeichnis in das Mailversandprogramm zu importieren und diese in deine Newsletter-Liste aufzunehmen. E-Mail-Werbung darf laut dem Gesetz für unlauteren Wettbewerb (UWG) nur demjenigen geschickt werden, der dazu ausdrücklich - und für den Sender nachweisbar - seine Einwilligung erteilt hat.
Diese Zustimmung erhältst du entweder durch eine Liste, die du auf Veranstaltungen oder Messen auslegst und auf der die Interessenten ihre Kontaktdaten eintragen können. Dadurch hast du die Zustimmung schriftlich vorliegen. Wenn du die gesammelten Adressen für einen Newsletter verwenden möchtest, gib? in der Liste klar an, dass die Daten ausschließlich für den Newsletter-Versand verwendet werden und nicht weitergegeben werden.
Eine andere Möglichkeit ist ein digitales Newsletter-Eintragungsformular, bei dem die Abonnenten das sogenannte double-opt-in Verfahren durchlaufen und damit rechtssicher in die E-Mail-Liste eingetragen werden.
2. Versand an bestehende Kunden erlaubt?
Für den Versand von Newslettern an bestehende Kunden, für die noch keine explizite Zustimmung vorliegt, gelten bestimmte Voraussetzungen:
- Die E-Mail-Adresse des Kunden wurde im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung gesammelt
- Bei der Erhebung der E-Mail-Adresse wurde die Möglichkeit gegeben, den Empfang kostenfrei und problemlos abzulehnen.
- Bei jeder Zusendung des Newsletters muss der Kunde erneut die Möglichkeit haben, den Empfang kostenfrei und problemlos abzulehnen.
- Die Zusendung erfolgt ausschließlich zur Direktwerbung für eigene, ähnliche Produkte.
3. Datenschutzverordnung (DSGVO) und personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten sind alle Daten, die mit der Identität einer Person verbunden sind. Hier unterscheidet das Gesetz zwischen
- schlichten Daten wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und
- sensiblen Daten, die Auskunft über Herkunft, Meinungen, Neigungen, Gesundheit geben (politische, religiöse, geschlechtliche usw.) Die Verwendung sensibler Daten ist streng geregelt und sehr heikel.
Überlege dir deshalb genau, welche Daten du für deinen Kunden für den Newsletter-Versand abfragen willst. Und wenn du Daten erhebst, musst du erklären, warum. Die Gesetzgebung ist hier streng, was diese Abfragen betrifft.
Die Strafen im Datenschutzgesetz sind seit Einführung der DSGVO sehr hoch. Ein datenschutzkonformes Handeln sowie die Datensicherheit sollten an erster Stelle stehen.
4. Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten
Die Erteilung der Einwilligung muss dokumentiert werden. Bei Eintragung in den Newsletter sollte folgendes aufgezeichnet werden:
- Wann ist die Eintragung erfolgt ist (Eintragungsdatum)
- Wie die Eintragung erfolgt ist (Anklicken eines Auswahlfeldes auf einer Website, schriftlich)
- Wer hat sich eingetragen (einwilligende Person)
- In welchem Zusammenhang ist die Eintragung erfolgt (Website, Produktkauf)
Auch Widerrufe sind zu dokumentieren.
Tipp:
Abgemeldete Abonnenten nicht einfach aus einer Newsletter-Liste löschen. Das Mailingprogramm nimmt dir viele Dokumentationspflichten ab. Wird ein Abonnent aus der Liste gelöscht, sind damit auch die zu dokumentierenden Daten unwiderruflich gelöscht.
5. Datenschutzrecht bei Newsletter-Adressen
Das gilt es zu beachten:
- Die Daten dürfen nicht weitergegeben werden (außer mit ausdrücklicher Zustimmung)
- Die Daten müssen für Dritte unzugänglich aufbewahrt werden
- Die Daten müssen aktiv davor bewahrt werden, in falsche Hände zu geraten (durch wirtschaftlich vertretbare Maßnahmen, die dem Stand der Technik entsprechen)
Das kannst du dafür tun:
- Schütze deinen PC mit einem Passwort
- Installiere eine Firewall auf deinem Rechner
- Schule deine Mitarbeiter entsprechend
- Prüfe Verträge mit Drittanbietern, die Daten für dich verarbeiten
6. Was muss ich bei E-Mail-Tools beachten?
Wird für den Newsletter-Versand eine E-Mail-Marketing-Software genutzt, muss bei der Anmeldung zum Newsletter darauf hingewiesen werden und der Empfänger muss zustimmen.
Der Betreiber deiner Mailing-Plattform muss sich an die datenschutzrechtlichen Bestimmungen und an die Datenschutzverordnung halten. Diese gilt innerhalb der gesamten EU.
Bei Auswahl eines Mailing-Anbieters außerhalb der EU ist sicherzustellen, dass dieser sich an die Regeln der DSGVO hält.
7. Impressum
Die Leser müssen über den Absender des Newsletters informiert werden. Eine anonyme Zusendung ist nicht erlaubt. Außerdem sind anzugeben:
- Name/Firma
- Anschrift des Medieninhabers, also der Person, die für den Inhalt verantwortlich ist
- Name und Anschrift des Herausgebers, sofern dieser nicht zugleich der Medieninhaber ist
- Rechtsform
- Sitz/Standort des Gewerbe-Berechtigten
Es empfiehlt sich, in jedem Newsletter das Impressum und die Datenschutzhinweise zu verlinken.
8. Möglichkeit zur Abmeldung
Bei jedem Newsletter ist es Pflicht, die Möglichkeit zur Abmeldung zu geben und sich aus der Liste der Empfänger auszutragen.
9. Protokollierung der Verwendung von personenbezogenen Daten
Es ist sinnvoll, alle Anwendungen zu dokumentieren, die personenbezogene Daten verwenden. Folgendes sollte aufgezeichnet werden:
- Welche Daten (Felder) gespeichert werden
- Warum diese Daten gespeichert werden
- Seit wann/wie lange diese Daten gespeichert werden
- Wann die Daten gelöscht werden
10. Datenklau
Wenn durch einen Hackerangriff die Möglichkeit besteht, dass Datendiebe an Newsletter-Daten gekommen sind und die Daten unrechtmäßig verwendet werden können, muss das den betroffenen Personen gemeldet werden. Außerdem besteht Meldeverpflichtung bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.
Schlussbemerkung
Dies ist ein allgemeiner Überblick über Newsletter-Marketing. Der Artikel erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und stellt keine rechtliche Beratung dar. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben kann ich keine Haftung übernehmen.
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